Notarização online nos EUA: como assinar à distância?

Precisa assinar uma procuração, declaração, autorização ou outro documento, mas não consegue comparecer pessoalmente a um Notary Public?

A notarização online permite que determinadas assinaturas sejam realizadas por videoconferência, utilizando uma plataforma segura para confirmar a identidade do signatário, aplicar a assinatura eletrônica e concluir o ato notarial.

Na Flórida, esse procedimento é chamado de Remote Online Notarization, também conhecido pela sigla RON.

A notarização online é válida na Flórida?

Sim. A legislação da Flórida autoriza um Online Notary Public devidamente registrado a realizar atos notariais por comunicação de áudio e vídeo em tempo real.

O notário precisa estar fisicamente na Flórida no momento do ato. Já a pessoa que assinará o documento pode estar em outro estado ou, dependendo do caso e da identificação disponível, até fora dos Estados Unidos.

A notarização realizada conforme a legislação é considerada um ato praticado na Flórida e regido pelas leis do estado.

Como funciona a notarização online?

1. o documento é enviado para análise;
2. a equipe confirma quantas assinaturas e atos notariais serão necessários;
3. o signatário recebe um link para acessar a plataforma;
4. a identidade é verificada;
5. a pessoa participa de uma videoconferência ao vivo com o notário;
6. a assinatura eletrônica é aplicada durante a sessão;
7. o notário completa o certificado, o selo e a assinatura eletrônica;
8. o documento notarizado fica disponível para download.

A sessão não pode ser apenas uma chamada comum de WhatsApp, FaceTime ou Zoom. A lei exige uma plataforma com recursos próprios de segurança, verificação de identidade, assinatura eletrônica, registro e gravação.

O que é necessário para assinar online?

• documento de identificação válido e em boas condições;
• celular, tablet ou computador com câmera e microfone;
• internet estável;
• endereço de e-mail e telefone acessíveis;
• documento completo que será assinado;
• informações das testemunhas, quando exigidas.

Dependendo da plataforma e da localização do signatário, também poderá ser necessário responder perguntas de verificação de identidade.

Como a identidade é confirmada?

A legislação da Flórida prevê diferentes etapas de segurança, incluindo apresentação remota de documento oficial, análise eletrônica da credencial, verificação de identidade por perguntas ou outro método permitido e conferência ao vivo pela câmera.

A sessão é registrada em diário eletrônico e gravada em áudio e vídeo. Se a plataforma ou o notário não conseguir confirmar satisfatoriamente a identidade, a notarização não poderá ser concluída.

A lei determina que o diário eletrônico e as gravações sejam mantidos por, pelo menos, dez anos.

Posso usar o passaporte brasileiro como identificação?

A aceitação depende da localização do signatário, das condições do passaporte e da capacidade da plataforma de validar o documento.

Para uma pessoa localizada fora dos Estados Unidos, a legislação da Flórida permite que um passaporte estrangeiro seja utilizado na verificação online mesmo sem o carimbo migratório americano exigido em determinadas notarizações presenciais.

Isso não significa que qualquer imagem ou cópia será automaticamente aceita. O documento precisa ser apresentado e aprovado na análise da plataforma.

Posso fazer a notarização estando em outro estado?

Em muitos casos, sim. O Online Notary Public deve estar fisicamente na Flórida, mas o signatário pode estar em outro estado. Quando a pessoa está fora da Flórida, ela deve concordar que o ato seja realizado por um notário da Flórida e regido pela legislação do estado.

Também é importante confirmar se a instituição que receberá o documento aceita uma notarização online da Flórida.

Posso assinar estando no Brasil?

Dependendo do documento, da finalidade, da identificação e da plataforma utilizada, pode ser possível. Antes de iniciar, é necessário conferir:

• se o documento pode ser assinado eletronicamente;
• se a instituição destinatária aceita notarização online;
• se o signatário conseguirá passar pela verificação de identidade;
• se o documento precisará de apostila e tradução;
• se existem testemunhas ou outras formalidades específicas.

A possibilidade técnica de notarizar não garante que o órgão destinatário aceitará o documento.

Quais documentos podem ser notarizados online?

• declarações e affidavits;
• autorizações e consentimentos;
• procurações particulares;
• contratos e formulários empresariais;
• documentos escolares;
• documentos relacionados a imóveis;
• cópias certificadas permitidas pela legislação;
• juramentos e reconhecimentos de assinatura.

O documento precisa estar completo e não pode conter espaços em branco que comprometam o ato. O notário também não pode escolher pelo cliente qual certificado deve ser usado quando essa escolha depender de orientação jurídica.

A pessoa pode assinar antes da videoconferência?

O mais seguro é aguardar a orientação antes de assinar. Em um acknowledgment, o documento pode, em determinadas situações, já estar assinado, desde que o signatário reconheça a assinatura perante o notário.

Em um jurat ou declaração sob juramento, a assinatura deve ser realizada na presença do notário, inclusive quando essa presença ocorre pela plataforma de áudio e vídeo.

E quando o documento precisa de testemunhas?

A testemunha não é a mesma coisa que o Notary Public. É necessário confirmar quantas testemunhas são necessárias, se podem participar remotamente, se precisam apresentar identificação e se a plataforma as disponibiliza.

Na Flórida, uma testemunha que participa remotamente deve confirmar sua identidade e declarar que é residente e está fisicamente nos Estados Unidos ou em um território americano durante o ato.

Testamentos, trusts com efeitos testamentários e determinados poderes previstos em procurações possuem regras adicionais e não devem ser tratados como uma notarização comum.

Quanto custa uma notarização online na Flórida?

A legislação permite a cobrança de até US$25 por ato notarial online. Serviços adicionais, como plataforma, testemunha, apostilamento, tradução, impressão e envio físico, podem ser cobrados separadamente.

O número de páginas não é necessariamente igual ao número de atos notariais. O valor depende de quantas assinaturas, certificados ou juramentos precisam ser realizados.

Documento notarizado online pode ser usado no Brasil?

A notarização é apenas uma das etapas. Quando o documento americano será apresentado no Brasil, pode ser necessário obter a Apostila da Haia e providenciar a tradução pública exigida pela instituição brasileira.

Antes de notarizar, confirme se o órgão brasileiro aceita documento e assinatura eletrônicos, notarização online, apostila eletrônica ou física, impressão do documento e tradução pública.

O apostilamento autentica a assinatura e a autoridade do notário, mas não corrige o texto nem garante que os poderes concedidos no documento sejam suficientes.

Erros que podem impedir a notarização

• documento incompleto ou com espaços importantes em branco;
• identificação vencida ou ilegível;
• nome diferente do apresentado no documento;
• internet instável, câmera ou microfone sem funcionar;
• falha na verificação de identidade;
• assinatura feita antes da orientação;
• testemunha sem a documentação necessária;
• documento que a instituição destinatária não aceita eletronicamente.

O notário deve recusar o ato se não conseguir confirmar a identidade, se perceber falta de compreensão ou capacidade, ou se houver indícios de coação ou fraude.

Checklist para a notarização online

• documento completo em PDF;
• nome escrito corretamente;
• identificação válida;
• câmera, microfone e internet funcionando;
• localização de cada signatário;
• quantidade de assinaturas e tipo de ato solicitado;
• necessidade de testemunhas, apostila e tradução.

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Fontes oficiais consultadas em 3 de setembro de 2026: Florida Legislature — Chapter 117, Florida Statutes §117.265 — procedimentos online, Florida Statutes §117.275 — taxas, Florida Department of State — Apostilles e Consulado-Geral do Brasil em Washington — Apostila da Haia.